Powrót

Nowe obowiązki i uprawnienia zarządu i rady nadzorczej w spółce akcyjnej

Nowelizacja Kodeksu Spółek Handlowych

Z dniem 13 października 2022 r. wchodzą w życie zmiany przepisów Kodeksu Spółek Handlowych obejmujące m.in.:

• nowe uprawnienia rady nadzorczej – narzędzia sprawniejszego i efektywniejszego nadzoru;
• nowe obowiązki rady nadzorczej w spółce akcyjnej i poszerzony zakres nadzoru nad spółkami akcyjnymi;
• wprowadzenie możliwości zatrudnienia doradcy rady nadzorczej;
• rozszerzenie zakresu sprawozdania rady nadzorczej;
• wprowadzenie zasady lojalności wobec spółki;
• nowe obowiązki i szerszą odpowiedzialność zarządu spółki akcyjnej;
• wymóg uzyskania zgody rady nadzorczej spółki akcyjnej na transakcje z podmiotami powiązanymi;
• zmianę w zasadach określania kadencji organów.

Rada nadzorcza sprawuje nadzór nad działalnością spółki we wszystkich jej dziedzinach, w szczególności poprzez:

• ocenę sprawozdań w zakresie zgodności z księgami, dokumentami spółki i stanem faktycznym,
• ocenę wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty,
• sporządzanie oraz składanie walnemu zgromadzeniu corocznego sprawozdania rady nadzorczej.

W celu wykonania powyższych uprawnień, ale też obowiązków, zgodnie z nowymi przepisami, Rada nadzorcza:

• może badać wszystkie dokumenty spółki, dokonywać rewizji stanu majątku spółki;
• może żądać od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku; przedmiotem żądania mogą być również posiadane przez organ lub osobę obowiązaną informacje, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące spółek zależnych oraz spółek powiązanych; osoby te zobowiązane są udzielić informacji niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni, chyba że rada nadzorcza wyznaczy dłuższy termin (art. 382 § 4 -6 KSH);

Rada nadzorcza – współpraca z biegłym rewidentem

Rada nadzorcza zobowiązana jest z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki, o terminie posiedzenia, którego przedmiotem są sprawy związane z badaniem sprawozdań finansowych. Spółka zapewnia uczestnictwo kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorczej. Rada nadzorcza jest uprawniona do zadawania pytań kluczowemu biegłemu rewidentowi w trakcie posiedzenia, zaś kluczowy biegły rewident lub inny przedstawiciel firmy audytorskiej zobowiązany jest udzielać odpowiedzi na te pytania i przedstawić radzie nadzorczej sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności (art. 382 § 7 KSH).

Zgoda rady nadzorczej na transakcje z podmiotem powiązanym

Nowe przepisy wprowadzają obowiązek uzyskania zgody rady nadzorczej na zawarcie przez spółkę akcyjną transakcji ze spółką dominującą, spółką zależną lub spółką powiązaną, której wartość zsumowana z wartością transakcji zawartych z tą samą spółką w okresie roku obrotowego przekracza 10% sumy aktywów spółki w rozumieniu przepisów o rachunkowości, ustalonych na podstawie ostatniego zatwierdzonego sprawozdania finansowego spółki (art. 384 (1) KSH). Statut może wyłączyć obowiązek uzyskania zgody rady nadzorczej na te transakcje.

Przed podjęciem decyzji o wyrażeniu zgody na zawarcie transakcji zarząd udziela radzie nadzorczej informacji o:

• firmie lub innym oznaczeniu stron transakcji;
• charakterze powiązań między spółką a pozostałymi stronami transakcji;
• przedmiocie transakcji;
• wartości transakcji;
• okolicznościach niezbędnych do oceny, czy transakcja jest uzasadniona interesem spółki.

W przypadku transakcji, których przedmiotem są świadczenia powtarzające się, spełniane na podstawie umowy zawartej na czas nieokreślony, za wartość transakcji uznaje się sumę świadczeń przewidzianych w umowie w pierwszych trzech latach jej obowiązywania. Przepisów tych nie stosuje się do spółek, których co najmniej jedna akcja jest dopuszczona do obrotu na rynku regulowanym zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi, oraz spółek należących do grup spółek.

Nowe sprawozdanie rady nadzorczej

Rada nadzorcza ma obowiązek sporządzać oraz składać walnemu zgromadzeniu coroczne sprawozdanie za ubiegły rok obrotowy w szerszym zakresie niż dotychczas. Sprawozdanie rady nadzorczej powinno zawierać (art. 382 § 3 (1) KSH):

• wyniki ocen sprawozdań zarządu z działalności spółki oraz finansowego za ubiegły rok obrotowy i wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty – tak jak dotychczas, a ponadto:
• ocenę sytuacji spółki, z uwzględnieniem adekwatności i skuteczności stosowanych w spółce systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, zapewniania zgodności działalności z normami lub mającymi zastosowanie praktykami oraz audytu wewnętrznego,
• ocenę realizacji przez zarząd obowiązków,
• ocenę sposobu sporządzania lub przekazywania radzie nadzorczej przez zarząd żądanych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień,
• informację o łącznym wynagrodzeniu należnym od spółki z tytułu wszystkich badań zleconych przez radę nadzorczą w trakcie roku obrotowego.

Narzędzia nadzoru rady nadzorczej- delegowanie członków i komitety

Zgodnie z nowymi przepisami, rada nadzorcza może delegować swoich członków do samodzielnego pełnienia określonych czynności nadzorczych oraz ustanawiać doraźny lub stały komitet rady nadzorczej. Komitet składający się z członków rady nadzorczej powołuje się do pełnienia określonych czynności nadzorczych (w spółkach publicznych funkcjonują już regulacje dotyczące komitetu audytu i komitetu ds. wynagrodzeń, nowe przepisy wprowadzają taką możliwość dla wszystkich spółek akcyjnych). W obu przypadkach członkowie rady nadzorczej nie są zwolnieni z odpowiedzialności za sprawowanie nadzoru w spółce (art. 390 (1) § 5 KSH). Delegowany członek rady nadzorczej oraz komitet rady nadzorczej:

• mają prawo podejmować czynności nadzorcze przewidziane dla rady nadzorczej, w tym dotyczące oceny sprawozdań finansowych, chyba że rada nadzorcza postanowi inaczej.
• są uprawnieni żądania dokumentów, sprawozdań i wyjaśnień co rada nadzorcza, a zarząd i pracownicy są zobowiązani udzielać im żądanych informacji.
• powinni co najmniej raz w każdym kwartale roku obrotowego udzielać radzie nadzorczej informacji o podejmowanych czynnościach nadzorczych oraz ich wynikach.

Doradca rady nadzorczej

Rada nadzorcza jest uprawniona do zatrudnienia doradcy celem zbadania określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku (doradca rady nadzorczej) (art. 382 (1) KSH). Nowe regulacje określają następujące reguły działania i zatrudniania doradcy:

• doradca może zostać wybrany również w celu przygotowania określonych analiz oraz opinii, nie tylko w celu zbadania określonej sprawy;
• wybierany jest przez radę nadzorczą drogą uchwały;
• w umowie między spółką a doradcą rady nadzorczej spółkę reprezentuje rada nadzorcza;
• zarząd zapewnia doradcy rady nadzorczej dostęp do dokumentów i udziela mu żądanych informacji.
• doradcę obowiązuje nieograniczony w czasie obowiązek zachowania poufności w zakresie wszystkich informacji niemających charakteru publicznego i dokumentów, do których miał dostęp w trakcie wykonywania badania lub sporządzania raportu z badania.

Rada nadzorcza może zdecydować o udostępnieniu akcjonariuszom wyników pracy doradcy rady nadzorczej, chyba że mogłoby to wyrządzić szkodę:

• spółce,
• spółce powiązanej albo
• spółce lub spółdzielni zależnej, – w szczególności przez ujawnienie tajemnic technicznych, handlowych lub organizacyjnych przedsiębiorstwa.

W przypadku podjęcia decyzji o udostępnieniu akcjonariuszom wyników pracy doradcy rady nadzorczej, zarząd udostępnia go w sposób określony dla ogłoszenia o zwołaniu walnego zgromadzenia w terminie dwóch tygodni od dnia powzięcia uchwały rady nadzorczej. Statut może wyłączyć albo ograniczyć prawo rady nadzorczej do zawierania umów z doradcą rady nadzorczej, w szczególności przez upoważnienie walnego zgromadzenia do określenia maksymalnego łącznego kosztu wynagrodzenia wszystkich doradców rady nadzorczej, który spółka może ponieść w trakcie roku obrotowego.

Obowiązek lojalności członków rady nadzorczej i zarządu

Członek rady nadzorczej i zarządu powinien przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochować lojalności wobec spółki. Powyższa zasada wyraża mierniki zasad odpowiedzialności zarządu i rady nadzorczej wobec spółki.

Zasada lojalności polega na pełnieniu funkcji w najlepiej pojętym interesie spółki. W praktyce oznacza to, że interes spółki będzie decydującym kryterium oceny sprawowania mandatu członka rady nadzorczej, a przez to podejmowania decyzji, głosowania przez pryzmat interesu spółki, przy czym przez interes należy rozumieć w indywidualnym przypadku: interes finansowy, renomę, dobre imię, zdolność do konkurowania na rynku, działalność zgodną z prawem. Członek rady nadzorczej i zarządu nie może ujawniać tajemnic spółki, także po wygaśnięciu mandatu (art. 377 (1) i art. 387 (1) KSH). Członkowie rady nadzorczej jak i zarządu powinni ujawnić sprzeczność interesów spółki z interesami członka rady nadzorczej lub odpowiednio zarządu, jego współmałżonka, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia oraz osób, z którymi jest powiązany osobiście. Członek rady nadzorczej i członek zarządu powinien również wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu takich spraw oraz może żądać zaznaczenia tego w protokole (art. 377 i art. 388 § 5 KSH).

Nowe obowiązki zarządu wobec rady nadzorczej

Zgodnie z nowym art. 380 (1) KSH, Zarząd jest obowiązany, bez dodatkowego wezwania, do udzielenia radzie nadzorczej informacji o:

• uchwałach zarządu i ich przedmiocie;
• sytuacji spółki, spółek zależnych i spółek powiązanych, w tym w zakresie ich majątku, a także istotnych okolicznościach z zakresu prowadzenia spraw tych spółek, w szczególności w obszarze operacyjnym, inwestycyjnym i kadrowym;
• postępach w realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju działalności spółki, spółek zależnych i spółek powiązanych, przy czym powinien wskazać na odstępstwa od wcześniej wyznaczonych kierunków, podając zarazem uzasadnienie odstępstw;
• transakcjach oraz innych zdarzeniach lub okolicznościach, które istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację majątkową tych spółek, w tym na ich rentowność lub płynność;
• zmianach uprzednio udzielonych radzie nadzorczej informacji, jeżeli zmiany te istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację tych spółek.

Informacje, o których mowa w art. 380 (1) KSH oraz o innych zdarzeniach lub okolicznościach, które istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację majątkową spółki, spółek zależnych lub powiązanych, powinny być przekazywane:

• w zakresie określonym w punktach 1- 3 – na każdym posiedzeniu rady nadzorczej, chyba że rada nadzorcza postanowi inaczej;
• w zakresie określonym w punktach 4-5 – niezwłocznie po wystąpieniu określonych zdarzeń lub okoliczności.

Wszystkie informacje powinny być przedstawione na piśmie, z wyjątkiem sytuacji, gdy:

• zachowanie tej formy nie jest możliwe ze względu na konieczność natychmiastowego przekazania informacji radzie nadzorczej;
• rada nadzorcza postanowi o dopuszczalności przekazywania tych informacji również w innej formie.

Statut może wyłączać albo ograniczać obowiązki informacyjne zarządu.

Odpowiedzialność członków zarządu oraz innych osób zobowiązanych

Niewykonywanie lub nienależyte wykonywanie obowiązków wobec rady nadzorczej określonych w nowych przepisach, skutkuje odpowiedzialnością karną członków zarządu oraz innych osób zobowiązanych (art. 587 (1) oraz 588 (1) KSH). Odpowiedzialność dotyczy osób, które wbrew ciążącym na nich obowiązkach:

• nie przekazują radzie nadzorczej, delegowanym członkom lub komitetom, informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień w terminie lub przekazują je niezgodne ze stanem faktycznym, lub zatajają dane wpływające w istotny sposób na treść tych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień.
• doprowadzają do tego, że zarząd nie zapewnia doradcy rady nadzorczej dostępu do dokumentów, nie udziela mu żądanych informacji, przekazuje je niezgodne ze stanem faktycznym, lub zataja dane wpływające w istotny sposób na treść tych informacji lub dokumentów.

Osoby te podlegają grzywnie nie niższej niż 20 000 złotych i nie wyższej niż 50 000 złotych albo karze ograniczenia wolności. W przypadku, gdy czyn popełniony jest nieumyślnie podlegają grzywnie nie niższej niż 6000 złotych i nie wyższej niż 20 000 złotych.

Nowy sposób liczenia kadencji

Nowelizacja przepisów Kodeksu spółek handlowych rozstrzyga istotną kwestię dotyczącą sposobu liczenia kadencji organów spółek kapitałowych, w tym spółki akcyjnej. W konsekwencji ma rozstrzygać wątpliwości doktryny dotyczące wygaśnięcia mandatu członków organów spółek kapitałowych, w tym spółki akcyjnej. Zgodnie z nowym art. 369 § 1 zd. 2 KSH kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że statut stanowi inaczej. Dotychczas brak było podstaw w przepisach do takiej interpretacji – przepisy posługiwały się pojęciem lat, bez oznaczenia ich jako lat obrotowych. Nowe przepisy przesądzają, że w razie określenia kadencji w latach należy przez nie rozumieć lata obrotowe przyjęte w danej spółce i to w dodatku pełne, niezależnie od tego, czy członek zarządu został powołany przed rozpoczęciem roku obrotowego, czy też w jego trakcie. W tym ostatnim przypadku rok obrotowy w trakcie którego członek zarządu został powołany nie jest uwzględniany przy obliczaniu kadencji, albowiem nie jest pełnym rokiem obrotowym.

Przykład:
Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami mandat członka zarządu powołanego 1.6.2021 r., na 2-letnią kadencję, w spółce, której rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok obrotowy 2023. (tak w Uzasadnieniu rządowego projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw, druk Nr 1515, Sejm IX kadencji, s. 54).

Zgodnie z przepisami przejściowymi, znowelizowane przepisy należy stosować do mandatów i kadencji członków organów, które trwają w dniu wejścia w życia ustawy.