Etykieta w biznesie

Etykieta jest zbiorem zasad, umożliwiających nam życie w społeczeństwie. Inaczej nazywana dobrymi manierami, savoir-vivrem, bon-tonem czy konwenansem. Zakłada powszechną znajomość obyczajów i reguł towarzyskich. Etykieta pozwala nam na spokojne egzystowanie wśród ludzi, którzy wykazują pewną tolerancję w zakresie zachowań, które nie czynią nikomu szkody, ale i oczekują od nas dostosowania się do podobnych zasad.

Po czym można rozpoznać kulturalnego człowieka? Większość z nas od razu powie, że po ubraniu. Tak, ubiór to ważny element, który rzuca się w oczy, ale zaraz za nim widzimy ruch ciała, mimikę, sposób bycia, wysławiania się, uśmiechu, zachowania – wszystko to mówi nam o tym, kim jesteśmy. To dobre wychowanie czyni z nas kulturalnych ludzi, budzących sympatię i szacunek. Wszystko to zwiera się w savoir vivre.

Hierarchia

W biznesie obowiązująca jest precedencja służbowa: zawsze ważniejszy jest ten, kto ma wyższe stanowisko, niezależnie od płci i wieku. Jeśli zaś nie ma relacji służbowych, obowiązuje reguła procedencji towarzyskiej, biorąca pod uwagę wiek i płeć. Hierarchia pierwszeństwa dotyczy witania się, przedstawiania, siadania, rozpoczynania rozmowy.

Gdy przedstawiasz kogoś, to mężczyzna powinien być przedstawiany kobiecie, młodszy wiekiem starszemu, osoba o niższym stanowisku, komuś z wyższą rangą.
W czasie przyjęcia, to gospodarz powinien przedstawiać osobę, której pozostali goście nie znają. Podobnie jest z nowym pracownikiem w firmie, przedstawia go szef.
Przedstawiając kogoś zawsze podaj jego pełne imię i nazwisko.
Gdy przedstawiasz osobę komuś z wyższą rangą, wymagana jest szczególna dbałość o formę, np. Pan profesor pozwoli, że przedstawię panu naszego doktoranta, pana Kowalskiego.
Jeśli natomiast przedstawiamy komuś członków własnej rodziny warto zaznaczyć stopień łączącego nas pokrewieństwa, np. Oto
mój mąż Jan Kowalski.

Przedstawianie siebie

Bardzo wyraźnie podaj imię i nazwisko. Powszechne jest niedbałe wypowiadanie nazwiska co uniemożliwia zapamięta go. Ponadto:

Przy podawaniu imienia nie używaj zdrobnień np. „Ania’’ zamiast Anna”. Zdrobnienie własnego imienia jest infantylne i stawia
cię w pozycji dziecka.
Przy przedstawianiu się, oprócz imienia i nazwiska, podaj również pełnione przez Ciebie stanowisko i nazwę firmy, którą reprezentujesz np. Renata Wrona, aplikant radcowski, właścicielka kancelarii, partner kancelarii itp…
W przypadku kobiet unikaj podawania ręki w geście sugerującym konieczność ucałowania dłoni. W biznesie kobieta podaje rękę zdecydowanym ruchem do uścisku. Całowanie w dłoń zarezerwowane jest na okazje nieoficjalne, intymne lub wieczorne przyjęcia
o charakterze prywatnym.

Tytułowanie

Do dyrektorów i wicedyrektorów czy prezesów i wiceprezesów zawsze zwracaj się tak samo, a więc Panie Dyrektorze i Panie Prezesie. Nie używaj sformułowań typu ”Wicedyrektorze”.

Usadzanie gości przy stole

Jednym z lepszych sposobów na okazanie swojego szacunku do gościa jest posadzenie go na odpowiednim miejscu. To zaś zawsz znajduje się po prawej stronie gospodarza.

W sali konferencyjnej miejscem honorowym będzie to znajdujące się naprzeciwko wejścia głównego.
Honorowymi miejscami w lokalach i restauracjach są te przy ścianach, z widokiem na resztę sali.

Mowa ciała

Swój profesjonalizm możesz podkreślić określonym zachowaniem niewerbalnym: postawą, uśmiechem, kontaktem wzrokowym i gestami.

Staraj się stać prosto i swobodnie.
Unikaj nadmiernej gestykulacji, ale podczas rozmów staraj się trzymać ręce tak aby były widoczne i gotowe na podkreślanie ruchem twoich wypowiedzi.
Stojąc, nie krzyżuj nóg i nie przestawaj z nogi na nogę. Najlepszą postawą jest lekkie rozstawienie nóg.
Jeśli siadasz i masz na sobie spódnicę czy sukienkę, sprawdź czy nie odsłaniasz zbyt dużego fragmentu uda.
Na spotkaniu biznesowym unikaj zakładana nogi na nogę, raczej ustaw obie stopy równolegle, blisko siebie na podłodze.

Głos

Ćwicz technikę operowania głosem. W biznesie, gdy dochodzi do stresujących sytuacji, nie może zdradzać twojego zdenerwowania podniesiony i piskliwy głos.

Trenuj kontrolowanie stresu.
Spokój i opanowanie wyrażone intonacją jest niezmiernie ważne podczas biznesowych rozmów.

Wizytówka

Podawaj wizytówkę z ręki do ręki, napisem skierowanym w stronę odbiorcy.
Niedopuszczalne jest przesuwanie wizytówki po stole w stronę rozmówcy.
O wizytówkę możesz poprosić, jeśli najpierw dałaś swoją.
Nie wypada prosić o wizytówkę pracowników wysokiego szczebla.
Zanim schowasz otrzymaną wizytówkę, przeczytaj ją uważnie.
Możesz, podczas prowadzonej rozmowy, położyć wizytówkę przed sobą, aby móc na nią zerkać. Ta technika jest pomocna zwłaszcza w sytuacji gdy otrzymujesz kilka wizytówek i prowadzisz jednocześnie spotkanie z kilkoma osobami.

Punktualność

Nie spóźniaj się. Spóźnienie na spotkania jest w bardzo złym tonie.
Na ustalone spotkania wychodź z zapasem czasowym.
Jeśli jednak się spóźnisz – pamiętaj, aby przeprosić i krótko się usprawiedliwić.

Telefon

Jeśli umówiłaś się na telefon, oddzwoń.
Odbierając telefon pamiętaj o przedstawieniu się.
Dzwoniąc również się przedstaw.
Jeśli rozmowa została przerwana, dzwoni ponownie osoba, która dzwoniła.
Wysyłając SMS napisz swoje nazwisko. Odbiorca nie musi zgadywać, kto do niego napisał.
Prowadź rozmowy telefoniczne tak, aby nie przeszkadzać współpracownikom czy osobom w komunikacji lub restauracji.
Wyłączaj telefon podczas spotkań biznesowych.
Niech twoje dziecko nie bawi się telefonem służbowym. Zawsze istnieje możliwości, że przez przypadek wybierze numer do twojego kontrahenta.

Poczta elektroniczna

Nie rozpoczynaj od słowa „Witam”, jest ono zarezerwowane do powitania kogoś kto przyjechał do Ciebie w odwiedziny. Zachowaj
grzecznościowe „Dzień dobry” lub „Szanowny Panie..”
Przed wysłaniem wiadomości, przeczytaj ją ponownie, aby sprawdzić czy nie ma błędów i literówek.
Jeśli prowadziłeś korespondencję i ktoś czeka na twoją odpowiedź, odpisz, nie zmuszając kogoś to „ścigania” cię prośbą o odpowiedź.

Profesjonalizm i dyskrecja

Sprawy prywatne zostawiaj za drzwiami swojego domu.
W pracy skup się na bieżących zadaniach.
Prowadząc rozmowę w miejscach publicznych, unikaj podawania cudzych nazwisk.
Unikaj negatywnych opinii na temat współpracowników czy kontrahentów.
Jeśli nie możesz o kimś powiedzieć czegoś dobrego, nie mów nic.

Podane przykłady z zakresu etykiety biznesu pomogą Państwu w budowaniu swojej profesjonalnej marki. Znajomość zasad etykiety jest dziś niezbędna dla każdego prowadzącego biznes, jest istotna w utrzymywaniu poprawnych relacji z klientami, partnerami i współpracownikami. Obowiązuje nie tylko na spotkaniach, w sądzie, ale także podczas rozmów telefonicznych i wymiany korespondencji zarówno tradycyjnej jak i elektronicznej.