Compliance w przedsiębiorstwach, a odpowiedzialność Zarządu

Z naszej praktyki doradczej wynika w ostatnim czasie, iż intensywna zmiana regulacji prawnych, a w szczególności przewidywane w nich sankcje rodzą pytania przedsiębiorców o zapobieganie ryzykom prowadzenia zarządu i nadzoru. Z uwagi na odpowiedzialność tych organów i osób w nich zasiadających, ocenianą także pod względem dochowania należytej staranności i profesjonalizmu działania, zmieniają się kryteria tej oceny. Zmieniają się razem z rozwojem dostępnych instrumentów zapewniających profesjonalne zarządzanie przedsiębiorstwem i możliwości ich stosowania.

Także prawodawstwo unijne w coraz większym zakresie oddziałuje na reguły prowadzenia działalności gospodarczej, w tym przez małych i średnich przedsiębiorców w Polsce. Przykładowo Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych tzw. RODO, wymusiło wprowadzenie obowiązków obejmujących monitorowanie i zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Podobnie jeśli chodzi o regulacje dotyczące przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy. W szczególności firmy uczestniczące w swojej działalności w przetargach publicznych, korzystające z usług podwykonawców itp. narażone są potencjalnie na podleganie regulacjom antykorupcyjnym. Coraz więcej przedsiębiorców, w tym tych, którzy prowadzą już od lat współpracę na rynku międzynarodowym, wdraża i stosuje wewnętrzne reguły zarządzania ryzykiem. Zgodnie ze schematem organizacyjnym firmy, obieg informacji trafiających ostatecznie do Zarządu może podlegać odpowiednim regułom zarządzania nimi. Stworzenie i przestrzeganie wewnętrznego audytu i monitorowania danych wpływa nie tylko na kulturę zarządzania ale także na etykę działania, poczynając od najniższego szczebla pracowników. Wpływa na skuteczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa i jego interesów.

Compliance to w szczególności reguły, które mają zapewnić zgodność działalności przedsiębiorstwa z regulacjami prawnymi i innymi, dobrowolnie przyjętymi regułami/normami. To zaś w celu zapobieżenia stratom finansowym lub utracie reputacji. Zważywszy na niestabilność regulacji prawnych w Polsce oraz często pojawiającą się potrzebę pilnego dostosowania się do nich, łatwo nie tylko o ryzyko wynikające z błędów popełnianych przez ludzi ale i przez systemy techniczne w tym informatyczne. Ryzyko prawne jest częścią ryzyka operacyjnego związanego z zagrożeniem wystąpienia strat.

Powyższego nie można rozważać bez stwierdzenia, iż w ostatnim czasie bardzo istotnie wzrasta, wspomniane na wstępie zaostrzanie sankcji za niezgodne z prawem funkcjonowanie firmy. Oddolne, nawet nie wymuszone regulacjami zewnętrznymi, wprowadzenie przez zarząd modelu compliance ma zdecydowany wpływ na ograniczenie jego odpowiedzialności. Te reguły, które odpowiednio do specyfiki firmy pokazują najwyższą staranność Zarządu w zapewnieniu skutecznego generowania i obiegu informacji oraz zarzadzania danymi są kluczowe dla oceny odpowiedzialności w przypadku ziszczenia się ryzyk. Poziom należytej staranności podlega ocenie w zależności od tego, na ile compliance weryfikowane jest w czasie i to pod wpływem dalszych zmian w otoczeniu legislacyjnym. Stąd potrzeba stałego nadzoru i weryfikacji wprowadzonych regulacji wewnętrznych/compliance.