Powrót

Rada Nadzorcza w spółce akcyjnej

Rada nadzorcza – rola i funkcjonowanie

Rada Nadzorcza spółki akcyjnej:

1. sprawuje nadzór nad jej działalnością, we wszystkich sprawach określonych w obowiązujących przepisach prawa i postanowieniach Statutu Spółki;
2. działa in corpore, w składzie ustalonym uchwałami walnego zgromadzenia (w przypadku przekształcenia, pierwsza rada nadzorcza ustanawiana jest w uchwale o przekształceniu spółki).
3. ponosi odpowiedzialność jako organ niezależnie od wewnętrznego podziału zadań i kompetencji jej członków;
4. działa w składzie co najmniej trzyosobowym, w przypadku spółki publicznej – w składzie pięcioosobowym,
5. powoływana jest na okres pięcioletniej kadencji,
6. jest uprawniona do korzystania z określonych w przepisach narzędzi kontrolnych, których wykorzystanie obliguje zarząd spółki do udostępnienia radzie nadzorczej oczekiwanych informacji o spółce i jej spółkach zależnych;

Rada nadzorcza – kompetencje statutowe

Rada Nadzorcza posiada następujące uprawnienia, określone w obowiązujących przepisach prawa, jak również mogą one wynikać z treści Statutu Spółki:

1. ocena sprawozdań finansowych Spółki za ubiegły rok obrotowy i sprawozdania Zarządu z działalności Spółki, a także wniosków Zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty oraz składanie Walnemu Zgromadzeniu corocznego pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny,
2. rozpatrywanie i opiniowanie istotnych spraw mających być przedmiotem uchwał Walnego Zgromadzenia,
3. reprezentowanie Spółki w umowach i sporach z członkami Zarządu,
4. ustalanie liczby członków Zarządu, powoływanie, odwoływanie członków Zarządu oraz ustalanie ich wynagrodzenia,
5. zawieszanie, z ważnych powodów, w czynnościach poszczególnych lub wszystkich członków Zarządu oraz delegowanie członków Rady Nadzorczej, na okres nie dłuższy niż trzy miesiące, do czasowego wykonywania czynności członków Zarządu, którzy zostali odwołani, złożyli rezygnację albo z innych przyczyn nie mogą sprawować swoich czynności,
6. zatwierdzanie rocznych planów finansowych (budżetów) przedłożonych przez Zarząd,
7. wyrażanie zgody na wypłatę zaliczek na poczet dywidendy,
8. uchwalanie Regulaminu Rady Nadzorczej,
9. określanie szczegółowych zasad udziału w Walnym Zgromadzeniu i w posiedzeniach Rady Nadzorczej, przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej,
10. zatwierdzanie Regulaminu Zarządu Spółki,
11. wybór oraz zmiana biegłego rewidenta badającego sprawozdania finansowe Spółki,
12. udzielenie zgody na nabywanie lub zbywanie przez Zarząd nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości albo użytkowaniu wieczystym,
13. udzielenie zgody na nabycie lub objęcie udziałów lub akcji w innych spółkach, oraz na przystąpienie Spółki do innych podmiotów,
14. wyrażanie zgody na zawarcie przez Spółkę istotnej umowy z akcjonariuszem posiadającym co najmniej 5% ogólnej liczby głosów w spółce lub podmiotem powiązanym, w tym także członkiem Zarządu Spółki lub Rady Nadzorczej, za wyjątkiem transakcji typowych, zawieranych na warunkach rynkowych oraz w ramach prowadzonej działalności z podmiotem zależnym, w którym Spółka posiada większościowy udział kapitałowy (członek Rady Nadzorczej którego dotyczy transakcja wstrzymuje się od głosowania w swojej sprawie), co stanowi modyfikację obowiązków z art. 384 (1) KSH.

Rada nadzorcza – uprawnienia

W celu wykonania uprawnień, ale też obowiązków, zgodnie z przepisami, Rada nadzorcza:

1. może badać wszystkie dokumenty spółki, dokonywać rewizji stanu majątku spółki;
2. może żądać od:

• • zarządu,
  • prokurentów,
  • osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze

sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku; przedmiotem żądania mogą być również posiadane przez organ lub osobę obowiązaną informacje, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące spółek zależnych oraz spółek powiązanych; osoby te zobowiązane są udzielić informacji niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni, chyba że rada nadzorcza wyznaczy dłuższy termin (art. 382 § 4 -6 KSH);

Rada nadzorcza – współpraca z biegłym rewidentem

Rada nadzorcza zobowiązana jest z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki, o terminie posiedzenia, którego przedmiotem są sprawy związane z badaniem sprawozdań finansowych.

Spółka zapewnia uczestnictwo kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorczej.

Rada nadzorcza jest uprawniona do zadawania pytań kluczowemu biegłemu rewidentowi w trakcie posiedzenia, zaś kluczowy biegły rewident lub inny przedstawiciel firmy audytorskiej zobowiązany jest udzielać odpowiedzi na te pytania i przedstawić radzie nadzorczej sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności (art. 382 § 7 KSH).

Zgoda rady nadzorczej na transakcje z podmiotem powiązanym

Obowiązek uzyskania zgody rady nadzorczej na zawarcie przez spółkę akcyjną transakcji ze spółką dominującą, spółką zależną lub spółką powiązaną, której wartość zsumowana z wartością transakcji zawartych z tą samą spółką w okresie roku obrotowego przekracza 10% sumy aktywów spółki w rozumieniu przepisów o rachunkowości, ustalonych na podstawie ostatniego zatwierdzonego sprawozdania finansowego spółki (art. 384 (1) KSH).

Statut może wyłączyć obowiązek uzyskania zgody rady nadzorczej na te transakcje.

Przed podjęciem decyzji o wyrażeniu zgody na zawarcie transakcji zarząd udziela radzie nadzorczej informacji o:

1. firmie lub innym oznaczeniu stron transakcji;
2. charakterze powiązań między spółką a pozostałymi stronami transakcji;
3. przedmiocie transakcji;
4. wartości transakcji;
5. okolicznościach niezbędnych do oceny, czy transakcja jest uzasadniona interesem spółki.

W przypadku transakcji, których przedmiotem są świadczenia powtarzające się, spełniane na podstawie umowy zawartej na czas nieokreślony, za wartość transakcji uznaje się sumę świadczeń przewidzianych w umowie w pierwszych trzech latach jej obowiązywania.

Przepisów tych nie stosuje się do spółek, których co najmniej jedna akcja jest dopuszczona do obrotu na rynku regulowanym zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi.

Sprawozdanie rady nadzorczej

Rada nadzorcza ma obowiązek sporządzać oraz składać walnemu zgromadzeniu coroczne sprawozdanie za ubiegły rok obrotowy.

Sprawozdanie rady nadzorczej powinno zawierać (art. 382 § 3 (1) KSH):

1. wyniki ocen sprawozdań zarządu z działalności spółki oraz finansowego za ubiegły rok obrotowy
   i wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty,
2. ocenę sytuacji spółki, z uwzględnieniem adekwatności i skuteczności stosowanych w spółce systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, zapewniania zgodności działalności z normami lub mającymi zastosowanie praktykami oraz audytu wewnętrznego,
3. ocenę realizacji przez zarząd obowiązków,
4. ocenę sposobu sporządzania lub przekazywania radzie nadzorczej przez zarząd żądanych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień,
5. informację o łącznym wynagrodzeniu należnym od spółki z tytułu wszystkich badań zleconych przez radę nadzorczą w trakcie roku obrotowego.

Narzędzia nadzoru rady nadzorczej – delegowanie członków i komitety

Zgodnie z przepisami, rada nadzorcza może delegować swoich członków do samodzielnego pełnienia określonych czynności nadzorczych oraz ustanawiać doraźny lub stały komitet rady nadzorczej.

Komitet składający się z członków rady nadzorczej powołuje się do pełnienia określonych czynności nadzorczych (w spółkach publicznych funkcjonują również regulacje dotyczące komitetu audytu i komitetu ds. wynagrodzeń).

W obu przypadkach członkowie rady nadzorczej nie są zwolnieni z odpowiedzialności za sprawowanie nadzoru w spółce (art. 390 (1) § 5 KSH).

Delegowany członek rady nadzorczej oraz komitet rady nadzorczej:

1. mają prawo podejmować czynności nadzorcze przewidziane dla rady nadzorczej, w tym dotyczące oceny sprawozdań finansowych, chyba że rada nadzorcza postanowi inaczej.
2. są uprawnieni żądania dokumentów, sprawozdań i wyjaśnień co rada nadzorcza, a zarząd i pracownicy są zobowiązani udzielać im żądanych informacji.
3. powinni co najmniej raz w każdym kwartale roku obrotowego udzielać radzie nadzorczej informacji o podejmowanych czynnościach nadzorczych oraz ich wynikach.

Doradca rady nadzorczej

Rada nadzorcza jest uprawniona do zatrudnienia doradcy celem zbadania określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku (doradca rady nadzorczej) (art. 382 (1) KSH).

Nowe regulacje określają następujące reguły działania i zatrudniania doradcy:

1. doradca może zostać wybrany również w celu przygotowania określonych analiz oraz opinii, nie tylko w celu zbadania określonej sprawy;
2. wybierany jest przez radę nadzorczą drogą uchwały;
3. w umowie między spółką a doradcą rady nadzorczej spółkę reprezentuje rada nadzorcza;
4. zarząd zapewnia doradcy rady nadzorczej dostęp do dokumentów i udziela mu żądanych informacji.
5. doradcę obowiązuje nieograniczony w czasie obowiązek zachowania poufności w zakresie wszystkich informacji niemających charakteru publicznego i dokumentów, do których miał dostęp w trakcie wykonywania badania lub sporządzania raportu z badania.

Rada nadzorcza może zdecydować o udostępnieniu akcjonariuszom wyników pracy doradcy rady nadzorczej, chyba że mogłoby to wyrządzić szkodę:

1. spółce,
2. spółce powiązanej albo
3. spółce lub spółdzielni zależnej,

– w szczególności przez ujawnienie tajemnic technicznych, handlowych lub organizacyjnych przedsiębiorstwa.

W przypadku podjęcia decyzji o udostępnieniu akcjonariuszom wyników pracy doradcy rady nadzorczej, zarząd udostępnia go w sposób określony dla ogłoszenia o zwołaniu walnego zgromadzenia w terminie dwóch tygodni od dnia powzięcia uchwały rady nadzorczej.

Statut może wyłączyć albo ograniczyć prawo rady nadzorczej do zawierania umów z doradcą rady nadzorczej, w szczególności przez upoważnienie walnego zgromadzenia do określenia maksymalnego łącznego kosztu wynagrodzenia wszystkich doradców rady nadzorczej, który spółka może ponieść w trakcie roku obrotowego.

Obowiązek lojalności członków rady nadzorczej

Członek rady nadzorczej powinien przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochować lojalności wobec spółki.

Powyższa zasada wyraża mierniki zasad odpowiedzialności rady nadzorczej wobec spółki.

Zasada lojalności polega na pełnieniu funkcji w najlepiej pojętym interesie spółki. W praktyce oznacza to, że interes spółki będzie decydującym kryterium oceny sprawowania mandatu członka rady nadzorczej, a przez to podejmowania decyzji, głosowania przez pryzmat interesu spółki, przy czym przez interes należy rozumieć w indywidualnym przypadku: interes finansowy, renomę, dobre imię, zdolność do konkurowania na rynku, działalność zgodną z prawem.

Członek rady nadzorczej nie może ujawniać tajemnic spółki, także po wygaśnięciu mandatu (art. 377 (1) i art. 387 (1) KSH).

Członkowie rady nadzorczej powinni ujawnić sprzeczność interesów spółki z interesami członka rady nadzorczej, jego współmałżonka, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia oraz osób, z którymi jest powiązany osobiście.

Członek rady nadzorczej powinien również wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu takich spraw oraz może żądać zaznaczenia tego w protokole (art. 377 i art. 388 § 5 KSH).

Odpowiedzialność rady nadzorczej – cywilnoprawna

Członek rady nadzorczej odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami statutu spółki, chyba że nie ponosi winy (art. 483 KSH).

Odpowiedzialność cywilnoprawna członków rady nadzorczej jest solidarna wobec zasady kolegialnego działania.

Członek rady nadzorczej nie narusza obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności, jeżeli postępując w sposób lojalny wobec spółki, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny.

Powyższa klauzula określa tzw. zasadę business judgement rule.

Działania mieszczące się w zasadzie business judgement rule, które Rada Nadzorcza (poza korzystaniem z ustawowych narzędzi) może wykonywać lub oczekiwać, w ramach wykonywania swoich uprawnień i obowiązków:

1. opinie eksperckie (podatkowe, prawne, finansowe);
2. raporty (z wyceny, na potrzeby przejęć, due diligance);
3. dokumentowanie procesu decyzyjnego (procedury, kontrola wewnętrzna, audyt wewnętrzny, protokoły z posiedzeń, załączniki w postaci dokumentów);
4. archiwizacja opinii i analiz.

Ochrona odpowiedzialności może być gwarantowana właściwą polisą ubezpieczeniową.

Odpowiedzialność rady nadzorczej – sprawozdania finansowe

Członkowie rady nadzorczej spółki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe, skonsolidowane sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej spełniały wymagania przewidziane w ustawie, odpowiadając solidarnie z zarządem wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie tego obowiązku (art. 4a ustawy o rachunkowości).

Wobec odpowiedzialności cywilnej rady nadzorczej za prawidłowość sprawozdań spółki, członkowie rady nadzorczej mogą ponosić z tego tytułu również odpowiedzialność karną.

Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do sporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych – podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie. (art. 77 ustawy o rachunkowości).

Autorzy:

Mariola Więckowska – radca prawny

Karolina Janas – radca prawny